Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, o método Kanban não se restringe apenas à área de tecnologia, pelo contrário, qualquer organização pode aderir ao método, desde que possua fluxos de trabalho

Você já ouviu falar em método Kanban? Trata-se de um método que utiliza princípios e práticas para gestão do fluxo de atividades nas empresas.

Atualmente é muito conhecido por ter uma gestão visual para controlar tarefas e fluxos de trabalho em uma empresa. É utilizado para controlar, tanto atividades de times, como até mesmo para estruturar toda uma organização através de cadeias de valor.

Com o Kanban, é possível aplicar mapeando o que faz hoje, sem a necessidade de definir papéis e responsabilidades e sem revoluções, evitando resistências culturais de início. O motivo é a utilização de uma abordagem revolucionária, diferente de outras metodologias e frameworks ágeis.

Essa agilidade de produção vem com o uso de cartões coloridos que representam as atividades que precisam ser feitas. É possível utilizar cores diferentes – técnica conhecida como color coding – para indicar a relevância e prioridade da tarefa ou os responsáveis pela execução. Estes cartões devem ser organizados em fileiras que representam os status das atividades, sendo tarefas a fazer (to do), atividades em andamento (doing) e tarefas concluídas (done). As fileiras são organizadas em um quadro acessível a todos os funcionários, e que podem ser usados de duas principais maneiras:

  • Kanban de produção consiste na visualização das etapas de um projeto para a organização e divisão das tarefas. Cada cartão pode conter uma breve explicação da atividade, prazo de conclusão e os nomes dos colaboradores;
  • Kanban de Movimentação é utilizado quando diferentes equipes ou departamentos estão envolvidos em um projeto e precisam entender em qual momento devem desempenhar suas atividades de acordo com o andamento deste projeto.

Benefícios do Kanban

O método Kanban ensina que eficiência operacional não se resume a fazer mais com menos, mas a realizar atividades de maneira produtiva.

Isso com automação de tarefas recorrentes, buscando soluções simples, mas eficazes, respeitando os diferentes cargos estando sempre aberto a mudanças.

De acordo com André da Silva Lima – Head de agilidade na keeggo, parceira de empresas e startups na transformação digital das organizações, o principal benefício do método Kanban é otimizar a gestão de tarefas ao oferecer uma visão ampla dos projetos, isso é fundamental para que os colaboradores de diferentes equipes consigam entender quais atividades cada uma delas precisa desempenhar.

“Como o quadro de tarefas consegue reunir as informações mais importantes em um mesmo espaço, não será necessário checar uma infinidade de e-mails, listas de tarefas ou planilhas de atividades, o que impulsiona o aumento de produtividade”, destaca o profissional.

Equipes mais bem alinhadas

Quando os colaboradores deixam de trabalhar individualmente e ingressam no trabalho em equipe é estabelecida uma cultura colaborativa na empresa, que deve respeitar a independência e a criatividade de cada funcionário.

O quadro de tarefas também ajuda o gestor a entender a divisão das atividades e o andamento das etapas do projeto para intervir somente quando necessário, o que resulta em uma melhora significativa na gestão de processos e de pessoal, sem que ocorra a microgestão, ou seja, quando o supervisor ou gerente centraliza as tarefas ao invés de delegar, realiza cobranças arbitrárias e supervisiona de maneira excessiva.

Esse aumento na eficiência ajuda a melhorar o relacionamento entre os colaboradores, gestores e clientes, além de influenciar na integração de novos funcionários. O método Kanban também pode representar uma boa ferramenta para a troca de feedbacks, e consequente redução de retrabalho e insatisfações.

O uso do quadro de tarefas também ajuda na detecção de problemas na gestão de projetos, sendo fundamental para estabelecer novas abordagens, adaptações e soluções para os processos através da simplificação ou remoção de atividades e mudanças nos cronogramas.

Como implementar na sua estratégia?

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, o método Kanban não se restringe apenas à área de tecnologia, pelo contrário, qualquer organização pode aderir ao método, desde que possua fluxos de trabalho.

  • Desenvolva uma estratégia de implementação gradual que demonstre resultados efetivos tanto internamente, quanto para os clientes, contudo, lembre-se que a implementação de uma nova ferramenta pode gerar certa resistência entre os colaboradores, especialmente quando esta serve para analisar a produtividade, portanto é fundamental preparar sua equipe;
  • Em seguida, é importante mapear o processo, organizar o projeto em etapas e distribuir as demandas entre os funcionários. Considere o processo como um todo, da primeira etapa à entrega ao cliente;
  • Tenha disciplina para usar o Kanban, ou seja, a participação de todos é fundamental, pois o método só funcionará se os colaboradores atualizarem os cartões de acordo com as etapas de execução do projeto. 

André da Silva e Lima, ressaltou ainda que o uso de Kanban evoluiu bastante desde sua invenção e lembra que há mais de 70 anos, o método consistia em um quadro com notas autoadesivas coloridas. Atualmente, existem maneiras mais modernas de utilizar esse método através de plataformas digitais que oferecem esse recurso.